Juridische informatie & Privacybeleid

Verwerking van persoonsgegevens conform de GDPR (Verordening (EU) 2016/679) · Laatst bijgewerkt: juni 2026

Deze website en applicatie worden beheerd door SalesNote BV, Staatsbaan 305, 9870 Zulte, België (btw-nummer BE 0765.323.961), hierna “Claritalk”. Contact: +32 56 89 42 96, info@claritalk.com. Door gebruik te maken van deze website en de applicatie verklaart u zich akkoord met de onderstaande voorwaarden.

1. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op de website https://claritalk.com, de applicatie app.claritalk.com en alle bijhorende diensten, tools en communicatie.

2. Intellectuele eigendomsrechten

De inhoud van deze website en applicatie, waaronder merken, logo’s, software, teksten, data en beelden, is beschermd door intellectuele eigendomsrechten. Deze rechten behoren toe aan SalesNote BV of aan derden die daartoe toestemming hebben verleend. Het is niet toegestaan deze inhoud te kopiëren, verspreiden of gebruiken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

3. Gebruik van de applicatie (SaaS)

De applicatie wordt aangeboden als Software as a Service. Door gebruik te maken van de applicatie verbindt u zich ertoe correcte en volledige accountgegevens te verstrekken, uw logingegevens vertrouwelijk te houden, de applicatie niet voor illegale doeleinden te gebruiken en geen inbreuk te maken op rechten van derden. SalesNote BV behoudt zich het recht voor om accounts te beperken of te beëindigen bij misbruik.

4. Beperking van aansprakelijkheid

De informatie op deze website is van algemene aard en vormt geen professioneel advies. SalesNote BV kan niet aansprakelijk worden gesteld voor directe of indirecte schade, verlies van gegevens, onderbrekingen of technische storingen, of schade aan systemen of software. Alle inhoud kan op elk moment worden gewijzigd zonder voorafgaande aankondiging.

5. Externe links

De website kan links bevatten naar externe websites. SalesNote BV heeft geen controle over deze websites, is niet verantwoordelijk voor de inhoud ervan en is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het gebruik ervan.

6. Verwerking van persoonsgegevens

Rol van Claritalk: verantwoordelijke en verwerker

Claritalk verwerkt persoonsgegevens in twee hoedanigheden:

• Als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die het voor eigen doeleinden verwerkt, zoals website-, account-, facturatie- en marketinggegevens.
• Als verwerker voor de inhoud die klanten binnen de applicatie verwerken, zoals gespreksopnames, transcripties en notities en de daarin vervatte persoonsgegevens. Claritalk verwerkt deze uitsluitend in naam en voor rekening van de klant, die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, op basis van een verwerkersovereenkomst en volgens de instructies van de klant.

Welke gegevens worden verwerkt

• Identificatiegegevens (naam, e-mail, bedrijf).
• Accountgegevens.
• Communicatie- en inhoudsgegevens (zoals notities of gesprekken binnen de applicatie).
• Gebruiksgegevens (logdata, interacties).
• Technische gegevens (IP-adres, browser, toestel).

Doeleinden en rechtsgronden

Claritalk verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, telkens op de vermelde rechtsgrond:

• Het leveren en verbeteren van de diensten: uitvoering van de overeenkomst.
• Klantenbeheer en support: uitvoering van de overeenkomst.
• Facturatie en administratie: naleving van een wettelijke verplichting.
• Beveiliging en fraudepreventie: gerechtvaardigd belang van Claritalk.
• Communicatie en marketing: toestemming, of gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten.
• Klant- en gespreksdata die namens de klant worden verwerkt: op basis van de verwerkersovereenkomst met de klant.

7. Subverwerkers

Voor het leveren van haar diensten maakt Claritalk gebruik van externe dienstverleners (subverwerkers), zoals hosting-, analyse- en infrastructuurproviders. Een actueel overzicht is beschikbaar via het Claritalk GDPR Subprocessors Document.

• Alle subverwerkers handelen GDPR-conform.
• Met elke subverwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten.
• Gegevens worden uitsluitend verwerkt volgens de instructies van Claritalk en, waar van toepassing, van de klant.

8. Doorgifte buiten de EER

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen (SCC’s) of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

9. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. In het algemeen geldt dat gegevens worden bewaard zolang uw account actief is en worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer ze niet langer nodig zijn. Facturatie- en boekhoudkundige gegevens worden bewaard gedurende de wettelijk vereiste termijn. De concrete bewaartermijnen worden toegelicht in het dataretentiebeleid van Claritalk.

10. Beveiliging van gegevens

Claritalk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (SSL/TLS) en versleuteling van gevoelige data.
• Toegangscontrole en meervoudige authenticatie.
• Logging en monitoring.
• Regelmatige beveiligingsupdates en kwetsbaarhedenbeheer.

11. Datalekken

In geval van een datalek onderzoekt Claritalk het incident onmiddellijk en neemt het maatregelen om verdere schade te beperken.

• Wanneer er een risico bestaat voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, wordt het datalek binnen 72 uur na kennisname gemeld aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.
• Bij een hoog risico worden de betrokkenen zonder onnodige vertraging geïnformeerd.
• Wanneer Claritalk als verwerker optreedt, wordt de betrokken klant zonder onnodige vertraging geïnformeerd conform de verwerkersovereenkomst.

12. Gebruik van cookies

Claritalk maakt gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën. Meer informatie hierover vindt u in het cookiebeleid.

13. Rechten van de betrokkene

U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage.
• Recht op correctie.
• Recht op verwijdering.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens.
• Recht van bezwaar.
• Recht om een gegeven toestemming in te trekken.

U kunt deze rechten uitoefenen via info@claritalk.com. U hebt bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

14. Account en verwijdering

Gebruikers kunnen hun account laten verwijderen en hun gegevens opvragen of exporteren. Na verwijdering worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd; back-ups kunnen tijdelijk behouden blijven en worden nadien gewist.

15. Gebruik van AI-functionaliteiten

Waar de applicatie gebruikmaakt van AI, worden gegevens verwerkt om de functionaliteiten mogelijk te maken, uitsluitend binnen de context van de dienstverlening. Er worden geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met juridische of gelijkaardige gevolgen genomen zonder menselijke tussenkomst.

16. Functionaris voor gegevensbescherming

Claritalk heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld: Koen Victor, bereikbaar via koen.victor@claritalk.com. Vragen over dit beleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u aan de DPO richten.

17. Wijzigingen aan dit beleid

Claritalk kan dit beleid op elk moment aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen worden gebruikers geïnformeerd via de applicatie of per e-mail.

18. Toepasselijk recht

Op dit beleid is het Belgisch recht van toepassing. Bij geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waar de maatschappelijke zetel is gevestigd, bevoegd.