Een notetaker schrijft je meeting uit. Daarna houdt het op.
Claritalk schrijft je meeting ook uit — dat zit in elk pakket. Het verschil is wat eromheen gebeurt: de afspraak die zichzelf inplant, het dossier dat al voorbereid is als je binnenstapt, en alle klantcommunicatie die op één plek samenkomt in plaats van in een map met transcripten.
Notuleren is bij ons een functie, geen product. Claritalk is gebouwd rond het dossier, niet rond de opname.
Een klantrelatie is meer dan het uur dat de meeting duurt
Het klantgesprek is één moment in iets dat begint bij de vraag of die klant eigenlijk wel moet langskomen, en eindigt bij de kennis die je volgend jaar nodig hebt. Een notetaker staat in het midden daarvan en ziet de rest niet.
bepalen
voorbereiden
gesprek
wegschrijven
opbouwen
Alles bij het juiste klantdossier, niet in losse opnames
Een notetaker denkt in meetings. Je krijgt een lijst met opnames, chronologisch, los van elkaar. Wil je weten wat er dit jaar met Bakkerij De Ridder is besproken, dan zoek je door twaalf transcripten.
Claritalk denkt in dossiers. Elke meeting, elk telefoontje en elke mail komt bij die ene klant terecht. Je ziet de volledige geschiedenis op één plek: wat er is besproken, wat er is beslist, wat er nog openstaat. Ook over meerdere jaren, ook als de collega die het dossier deed intussen vertrokken is.
Dat is ook waarom telefoon en mail meetellen. Het advies dat je per mail geeft, is net zo goed dossierkennis als het gesprek rond de tafel.
Bij een notetaker
- Een lijst met opnames op datum
- Alleen wat in een videovergadering gebeurde
- Telefoon en mail vallen erbuiten
- Zoeken door transcripten om iets terug te vinden
Bij Claritalk
- Eén tijdlijn per klantdossier
- Meeting, telefoon en mail bij elkaar
- Beslissingen en openstaande punten apart zichtbaar
- Doorzoekbaar over alle dossiers heen met DeepSearch
Voorbeeldweergave van de afsprakenmaker.
De afsprakenmaker werkt waar een notetaker per definitie niets kan
Een notetaker heeft een meeting nodig om iets te doen. Geen meeting, geen tool. Maar het grootste probleem in een kantoor is niet de meeting die plaatsvindt — het is de meeting die er nooit kwam.
Je stelt per dossier in hoe vaak je die klant wil zien: elk kwartaal, halfjaarlijks, jaarlijks. Vanaf dan houdt Claritalk bij wie aan de beurt is, mailt de klant met de vraag wanneer het past en zet de afspraak in de juiste agenda.
Dit is het stuk waar een notetaker structureel blind is, en waar de meeste adviesomzet blijft liggen.
De meeting-prepper werkt vóór het gesprek, niet erna
Een notetaker vertelt je achteraf wat er gezegd is. Nuttig, maar het verandert niets aan de kwaliteit van dat gesprek. De uitkomst is al bepaald op het moment dat je onvoorbereid binnenstapt.
Claritalk haalt elke ochtend je afspraken op en zet per dossier klaar wat ertoe doet: de cijfers uit Silverfin, de openstaande taken uit AdminPulse, de mandaten uit FID-Manager, en een voorstel van gespreksonderwerpen met vermelding van de bron.
Het resultaat is niet dat je sneller een verslag hebt. Het resultaat is een beter gesprek, omdat de juiste vragen al op tafel liggen.
Voorbeeldweergave van de voorbereiding.
Functie per functie
Wat een gangbare notetaker doet, en wat Claritalk daarnaast doet.
| Functie | Notetaker | Claritalk |
|---|---|---|
| Het gesprek vastleggen | ||
| Transcriptie van de meeting | ✓ | ✓ |
| Samenvatting en actiepunten | ✓ | ✓ |
| Werkt in Teams, Zoom en Google Meet | ✓ | ✓ |
| Werkt ook rond de tafel, zonder videoplatform | meestal niet | ✓ |
| Legt ook telefoongesprekken vast | – | ✓ |
| Neemt de mailwissel mee in het dossier | – | ✓ |
| Voor het gesprek | ||
| Bepaalt welke klant een afspraak nodig heeft | – | ✓ |
| Periodiciteit instelbaar per dossier | – | ✓ |
| Nodigt de klant zelf uit en plant in | – | ✓ |
| Zet cijfers, taken en mandaten klaar per dossier | – | ✓ |
| Stelt gespreksonderwerpen voor, met bronvermelding | – | ✓ |
| Gesprek vooraf oefenen met een rollenspeler | – | ✓ |
| Tijdens het gesprek | ||
| Live checklist op je scherm | – | ✓ |
| Suggesties op basis van de cijfers die op tafel liggen | – | ✓ |
| Na het gesprek | ||
| Verslag dat je zelf verwerkt | ✓ | ✓ |
| Taken naar je dossierbeheer | – | ✓ |
| Tijdsregistratie automatisch aangevuld | – | ✓ |
| Conclusie per talking point terug in Silverfin | – | ✓ |
| Opvolgmail als concept in je mailbox | – | ✓ |
| Kennis en dossier | ||
| Alles gebundeld per klantdossier | – | ✓ |
| Klantgeschiedenis over meerdere jaren | – | ✓ |
| Doorzoekbaar over alle gesprekken heen | beperkt | ✓ |
| Koppeling met AdminPulse, Silverfin, FID-Manager, BrokerCloud | – | ✓ |
Notuleren zit al in het instappakket
Je hoeft niet voor het volledige platform te betalen om de notuleerfunctie te krijgen. Meeting Starter aan 23 euro per gebruiker per maand bevat onbeperkte transcriptie in meer dan 100 talen, samenvattingen, detailverslagen en todo's.
De rest van het platform — het dossier, de afsprakenmaker, de meeting-prepper en de koppelingen — bouwt daarop verder in Business en Business+.
Van notuleren naar het volledige dossier
Meeting Starter
Notuleren, samenvatten en todo's. Wat een notetaker doet.
Business
Alles komt bij het klantdossier terecht en koppelt aan je systemen.
Business+
Afsprakenmaker en meeting-prepper: Clara werkt mee voor en na het gesprek.
Wat kantoren ons hierover vragen
We gebruiken al een notetaker. Moeten we die vervangen?
Dat is wel de bedoeling. Claritalk neemt die functie over en voegt de rest toe. Twee tools naast elkaar houden betekent dat je gespreksgeschiedenis over twee plekken verspreid raakt, en dat is net het probleem dat je wil oplossen.
Is Claritalk dan niet gewoon een duurdere notetaker?
De notuleerfunctie zit in Meeting Starter, vergelijkbaar met wat een notetaker kost. Wat je daarboven betaalt, is voor werk dat een notetaker niet doet: afspraken die zichzelf plannen, dossiers die voorbereid klaarstaan en conclusies die automatisch in je kantoorsystemen belanden.
Wat als we vooral het transcript willen en de rest niet?
Dan start je met Meeting Starter en laat je de rest uit. Je kan later uitbreiden zonder iets te migreren, want je gespreksgeschiedenis staat er dan al.
Werkt het ook als de klant gewoon belt?
Ja. Een notetaker ziet alleen videovergaderingen. Claritalk vangt ook het telefoongesprek op en zet het bij hetzelfde dossier, samen met de mailwissel.
Waarom maakt het uit dat alles bij het klantdossier staat?
Omdat een accountantsrelatie jaren duurt en een meeting een uur. De waarde zit in wat er over al die gesprekken heen bekend is over die klant: wat er vorig jaar is beslist, welke opvolging nooit is afgerond, waar het gevoelig ligt. Een map met transcripten geeft je dat niet.
Het verschil zie je pas op een echt dossier.
Zet Claritalk zelf op een klant van jou en zie wat er vóór en ná het gesprek gebeurt. Dat is precies het stuk dat een notetaker niet doet.
Kom je liever in contact met één van onze sales? Plan een korte meeting.